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Apesar da tradução de “home office” ser “escritório em casa”, ele pode se constituir em qualquer outro lugar fora da empresa.

Os artigos 75-A a 75-E na CLT – Consolidação das Leis Trabalhistas, incluídos pela lei 13.467/17, têm o desígnio de regulamentar essa nova realidade de trabalho.

Ainda a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) – lei 13.709/18 – é a legislação brasileira que adequa as atividades de procedimento de dados pessoais, em maior proteção desse tipo de dados.

Sendo assim, para os colaboradores que operam as informações de suas casas ou de outros lugares, a empresa não têm, a princípio, um controle tão amplo sobre a segurança existente no local onde home office é executado, o que leva a temores pela perda ou roubo de dados.

O medo é lógico, pois um ambiente doméstico pode ser muito mais vulnerável que o corporativo, onde o software dos servidores oferece maiores garantias de segurança.

Os riscos existentes são, na realidade, bastante variados e extensos. A perda de dados pode surgir de várias formas diferentes, como uma falha no sistema que exclui arquivos que não possuem uma cópia segura, o roubo de uma senha ou até o próprio computador. Tudo isso pode resultar no roubo de informações confidenciais da empresa.

Dito isso, trabalhar em casa não precisa ser sinônimo de perigo. É necessário estabelecer um protocolo com regras para trabalhar fora do escritório.

Seguem alguns mecanismos de proteção de dados que podem ser implantados nas empresas:

- Ferramentas de segurança atualizadas: atualizar os sistemas operacionais, aplicativos e antivírus, tanto por meio de um computador quanto dispositivo móvel.

- Informações confidenciais não devem ser compartilhadas: deve-se evitar compartilhar informações confidenciais por sistemas de mensagens (WhatsApp, SMS, entre outros) e por e-mail, especialmente quando o destinatário for inexplorado. E também, não menos importante, alertar os colaboradores das informações externadas em redes sociais.

- Atenção com mensagens anônimas: cuidado ao acessar links ou baixar arquivos de origem desconhecida. O mesmo cuidado é para mensagens recebidas via WhatsApp corporativo. Assim, orientar os colaboradores para terem atenção é a melhor solução.

- Criptografia de dados: apesar de ser um mecanismo mais avançado, ele pode ser um grande aliado caso ocorra a perda ou roubo de dados, pois permite que apenas algumas pessoas possuam a senha/chave para acessar as informações/dados. Isso não evita o roubo, mas pode impedir que sejam acessados, lidos ou aproveitados de modo indevido.

- Armazenamento em nuvem: uma recomendável alternativa para a proteção de dados importantes da empresa. Exclusivamente o usuário terá acesso aos dados, nem mesmo as empresas que oferecem esse serviço têm acesso.

- De tempos em tempos mude usuário e a senha: os colaboradores costumam utilizar senhas semelhantes para os sistemas, aplicativos, e-mail, redes sociais etc. Com a mudança periódica, as chances de roubo de dados são baixas. E ainda, programar o bloqueio automático da tela após um período sem uso também favorece.

Apesar disso, os recursos fraudulentos empregados pelos delituosos estão cada vez mais habilitados de desbloquear, transformar e reproduzir arquivos do computador do usuário.

Dessa maneira, as empresas operando com cautela e constituindo sistemas de segurança, engajando a equipe para a importância do tema e adotando uma política efetiva são atitudes de extrema importância para minimizar os riscos de comprometimentos ou perda de dados.

Escrito por Carin Umlauf - Controladoria.